Erate
Hay muchos plazos para cumplir con el fin de recibir la financiación de la tasa E. La falta de un plazo puede resultar en la pérdida de fondos.
Recientemente, el plazo para presentar la solicitud (Formulario 471) ha sido en marzo para el próximo año fiscal. Este plazo se fija en el otoño de cada año por la FCC y está sujeto a cambios. Otras fechas son relativas a esta fecha.
El Formulario 470, el aviso que usted está buscando servicios, debe ser presentado a más tardar 28 días antes de que se presente la solicitud de Formulario 471, aunque se recomienda que se presente antes. Algunos formularios no pueden ser archivados hasta que USAC tome una decisión sobre la solicitud. Por ejemplo, debe presentar el Formulario 486, el inicio de los servicios, a más tardar 120 días después de que se genere la carta de decisión de compromiso de financiamiento o la fecha de inicio del servicio, la que sea posterior. Las facturas de los servicios prestados en el año de financiación anterior deben presentarse antes del 28 de octubre para la categoría 1 y para el 28 de enero para los servicios de la categoría 2 a menos que haya solicitado y recibido permiso para una extensión única de 120 días.
Las nuevas reglas requieren que el descuento de la tarifa electrónica sea calculado para todo el distrito en lugar de para las escuelas individuales. En el pasado, las escuelas en el mismo distrito podrían tener diferentes tasas de descuento basadas en el porcentaje de estudiantes elegibles para comidas gratis y reducidas en cada escuela. Ahora todas las escuelas del distrito tienen el mismo descuento del distrito.
Todos los contratos elegibles deben ser resultado de una oferta competitiva que comienza con la presentación del Formulario 470 que describe los servicios necesarios. Piense en ello como publicidad en el Boletín de Bienes y Servicios, excepto que la tarifa E requiere la publicación de un Formulario 470 para todos los servicios, independientemente del monto en dólares.
Los servicios de tarifas o mes a mes, como el servicio telefónico básico o el acceso a Internet, no pueden exigir un contrato, pero todavía requieren un Formulario 470.
Si recibe servicios bajo un contrato, el contrato con el vendedor debe estar firmado y fechado antes de la presentación de la solicitud del Distrito Formulario 471.
Si publica un Formulario 470 y firma un contrato de varios años como resultado de esa publicación, no tiene que publicar un Formulario 470 de la FCC o abrir un proceso de licitación competitiva otra vez durante la vigencia de ese contrato.
Si está utilizando un contrato estatal, no necesita presentar un Formulario 470 (que se hizo cuando el contrato estatal fue puja), pero sí es necesario llevar a cabo una “mini licitación” (consulte “Cómo adquirir un contrato estatal”. -tracts for E-rate “más abajo).
La única excepción al Formulario 470 y al requisito de licitación competitiva es el servicio de Internet comercialmente disponible que no exceda los $ 3,600 por año por escuela y cuya velocidad sea al menos de 100 Mbps en sentido descendente y de 10 Mbps en sentido ascendente.
E-rate 2.0 cambia la definición de urbano y rural. Para determinar si una escuela es urbana o rural, utilice la USAC Urban / Rural Lookup Tool.
Para determinar si el distrito es urbano o rural, si más de la mitad de las escuelas son rurales, entonces el distrito es rural, de lo contrario es urbano. Las instalaciones no instructivas (NIF), como la oficina del distrito o un centro tecnológico, no se cuentan en el cálculo urbano / rural.
El Fondo de Servicio Universal (USF) proviene de un pequeño porcentaje de los ingresos de telecomunicaciones de usuarios finales interestatales e internacionales de los proveedores de servicios de telecomunicaciones. Algunos proveedores agregan una tarifa de “Servicio Universal” en sus facturas telefónicas para recuperar sus contribuciones USF directamente de sus clientes. E-rate es uno de los cuatro programas apoyados por la USF. La Corporación de Administración de Servicios Universal (USAC) administra el programa USF para la FCC. Su División de Escuelas y Bibliotecas (SLD) administra el programa de tarifas electrónicas.
Aunque las reglas de tarifa electrónica no requieren ir con el postor más bajo, el precio de los productos y servicios elegibles debe ser el factor principal en la evaluación de la oferta.
- Si el costo de los productos y servicios elegibles es el único criterio de evaluación, debe seleccionarse el proveedor con la oferta más rentable para servicios o equipos elegibles.
- Si se utilizan criterios de evaluación adicionales, el costo de los productos y servicios elegibles debe ponderarse más alto que otros factores de evaluación. Consulte la guía sobre criterios de evaluación múltiples en el sitio web de USAC.
Para E-rate, es el precio de los productos y servicios elegibles los que deben ser más pesados, NO EL COSTO TOTAL DEL PROYECTO. Algunos distritos hacen que el costo de las partidas no elegibles sea un criterio de evaluación separado que tenga una ponderación menor que el precio de los productos elegibles.
Independientemente de la estrategia que utilice, E-rate requiere que los criterios de evaluación de documentos y la clasificación de proveedores para todas las respuestas en una matriz de evaluación que muestre cómo cada proveedor anotó contra los criterios de evaluación. Consulte la guía adicional para documentar la selección de proveedores en el sitio web de USAC.
Por favor, asegúrese de cumplir con las reglas del distrito o del municipio sobre las adjudicaciones.
El equipo debe permanecer en el lugar indicado en el Formulario 471 por un período de tres años después de la fecha de compra. Después de eso, el equipo puede ser transferido a otras entidades elegibles. Si una localización cierra dentro de los tres primeros años, el equipo de esa ubicación cerrada puede ser transferido a otra entidad elegible; sin embargo, USAC debe ser notificado de tales transferencias de equipo. Después de cinco años a partir de la fecha de instalación, el equipo puede ser eliminado, vendido, transferido o comercializado sin necesidad de notificación a USAC. Si los equipos se venden después de 5 años, no se requiere ninguna financiación para ser devueltos a USAC.
No. Los dispositivos de usuario final no son elegibles para E-rate.
Varios contratos estatales con artículos elegibles para tarifa E han publicado un Formulario 470 y son un contrato elegible bajo la tarifa E. Los principales contratos son:
- ITT46 – Servicios de Red de Telecomunicaciones
- ITC47 – Hardware de Tecnologías de la Información, Gestión de Proyectos, Integración y Mantenimiento. Tenga en cuenta que la Categoría 6 (Gestión de Proyectos, Mantenimiento, Integración, Hardware Incidental, Bienes y Servicios de otros Contratos Estatales) incluye una provisión de “ventanilla única”.
- ITT50 – Sistemas, Servicios y Equipos Convergentes de Comunicaciones de Voz y Datos
- ITC54 – Productos y Servicios de Cable de Datos
Las compras de la categoría 2 usan típicamente ITC47, aunque ITT50 e ITC54 también se pueden utilizar.
Para los teléfonos celulares con paquetes de voz y planes de datos y conexiones por cable que incluyan servicios de datos y voz, los servicios de voz no elegibles deben eliminarse de la solicitud de tarifa E.
No es inusual que se necesiten cambios realizados en el plan Wi-Fi original. Es posible que necesite más puntos de acceso para obtener cobertura adecuada en algunas áreas o encontrar que puede sobrevivir con menos. Algunas veces el fabricante suspende el modelo que ha pedido. Todos los cambios deben pasar por el nuevo proceso en línea de Form 500.
El impacto en los reembolsos de la tarifa electrónica depende del tipo de cambio que se necesite:
- Adiciones / Aumentos
No puede agregar nuevos productos o servicios ni aumentar las cantidades de partidas individuales en ninguna solicitud de tarifa electrónica. Su distrito tendrá que pagar el monto total del costo adicional ya que la tarifa E no cubrirá las adiciones / aumentos a la solicitud.
- Reducciones en Cantidad
Se permiten reducciones en la cantidad si no hay cambio en la marca / modelo (ver siguiente si esto no es cierto). Debe presentar un Formulario 500 para notificar a USAC del cambio y liberar la diferencia en el costo. Esta presentación se puede hacer al final de la instalación como parte del proceso de reembolso “como se construyó”.
- Cambios en Marca / Modelo (Sustitución de Equipo)
Las reglas para cambiar o sustituir equipos son más complejas. La aplicación E-rate incluye la marca y el modelo del equipo y cualquier cambio en la marca / modelo se trata como una “sustitución”. Esto incluso se aplica a un intercambio sin costo de un modelo de punto de acceso inalámbrico para otro de El mismo fabricante. La FCC sólo permite cambios si los servicios o productos sustituidos:
- tener la misma funcionalidad que los servicios o productos contenidos en la propuesta original
- no violen ninguna disposición del contrato ni las leyes estatales o locales de adquisiciones.
- no dar lugar a un aumento en el porcentaje de servicios o funciones inelegibles
- Están dentro del alcance del Formulario 470 de la FCC que controla, incluyendo cualquier Solicitud de P Si se requiere un cambio de marca o modelo, debe solicitar la aprobación del cambio. La solicitud de sustitución debe describir el producto original, el nuevo producto, el impacto financiero y una certificación de que las 4 viñetas anteriores son verdaderas. Si hay también un cambio en la cantidad, necesita ser anotado aquí. En el sitio web de USAC se puede encontrar una guía detallada sobre la sustitución.
En el caso de que una sustitución de servicio resulte en un cambio en el precio de pre-descuento para el servicio soportado, la financiación de la tarifa E se basará en el menor entre el precio de pre-descuento del servicio para el cual se solicitó originalmente el soporte o el Precio de pre-descuento del servicio nuevo, substituido. En otras palabras, el monto del descuento permanecerá igual o bajará, nunca podrá aumentar.
USAC responderá a la presentación en línea de la solicitud Form 500, ya sea aprobando la solicitud o indicando la razón por la cual la solicitud no puede ser aprobada. Las aprobaciones pueden tomar algún tiempo.
E-rate requiere que todos los documentos utilizados para preparar la solicitud, así como las facturas de los servicios de descuento, se conserven por lo menos 10 años después del último día de servicio entregado.
Para el proceso de licitación, recomendamos conservar los siguientes documentos (esta lista no es exhaustiva):
- el Formulario 470 de la FCC
- la RFP, si se emite una
- preguntas de posibles postores y sus respuestas
- copias de las ofertas ganadoras y perdedoras
- la matriz de evaluación final de la oferta y cualquier documentación de apoyo
- el contrato, si se firma
El servicio de telefonía local y de larga distancia, POTS (servicio telefónico antiguo), Centrex, líneas PRI (interfaz de tarifas primarias), servicio telefónico inalámbrico como celular y Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) se están eliminando en cinco años. Aunque VoIP se implementa a través de datos, se está eliminando gradualmente porque VoIP está dedicado a la voz.
Aunque el período de tiempo es el mismo, la terminología que describe los años fiscales difiere, lo que puede ser confuso. E-rate llama al período comprendido entre el 1 de julio de 2015 y el 30 de junio de 2016, año de financiación 2015 (FY2015). El Estado se refiere al mismo período de tiempo que el Año Fiscal 2016 (FY2016). Para hacer las cosas más confusas, el año fiscal federal va del 1 al 30 de octubre.
E-Rate Año de Financiamiento 2016 (FY2016) 1 de julio de 2016 a 30 de junio de 2017
Estado Año Fiscal 2017 (FY2017) 1 de julio de 2016 a 30 de junio de 2017
Año Fiscal Federal 2016 (FY2016) 1 de octubre de 2016 a 30 de septiembre de 2017
¡Seguro! El programa de tarifa electrónica requiere el rastreo de activos del equipo comprado con fondos de tarifa electrónica. En caso de que lleguen los auditores in situ de USAC, solicitarán ver el equipo instalado.
Cuando llegue el equipo, etiquete cada equipo con “FY 2015, FRN xxx” utilizando el número FRN del formulario 471. FRN es un número de solicitud de financiación.
También registre cada pieza de equipo en el sistema de inventario de su distrito o cree una lista de registro de inventario de activos de tarifa electrónica. USAC proporciona una hoja de trabajo Inventario de inventario de muestra para crear un archivo de Excel que enumera los datos necesarios para el equipo financiado con la tarifa E. La lista de registros de inventario de activos debe contener la siguiente información:
- Marca y modelo
- Número de serie (si está disponible)
- Ubicación física del equipo (edificio / número de habitación)
Fecha de instalación
- Año de financiación
- Número de solicitud de financiación
- Número de orden de compra
Los registros detallados de la compra, instalación y pago del equipo evitan la necesidad de reunir la información después de los hechos cuando los auditores de USAC la solicitan. La entrada de datos oportuna también evita errores.
Si realiza cambios significativos en las descripciones en el Formulario 470 o en el alcance de los servicios solicitados, debe presentar un nuevo Formulario 470 de la FCC. La publicación de un nuevo Formulario 470 vuelve a iniciar el período de espera de 28 días. Cancele el formulario 470 incompleto para evitar confusiones.
Recuerde, los solicitantes también deben estar en cumplimiento con todas las reglas y regulaciones aplicables estatales o locales de licitación competitiva.
El E-rate Productivity Center (EPC) es el nuevo portal creado para el Programa de Escuelas y Bibliotecas (E-rate). Los solicitantes, consultores y proveedores de servicios que participan en el Programa de tarifa electrónica utilizarán esta herramienta para gestionar los procesos del programa y para enviar preguntas. Los administradores de cuentas pueden agregar otros usuarios y establecer permisos de usuario (derechos completos para enviar solicitudes, derechos parciales para editar solicitudes antes de la presentación o derechos de sólo vista). EPC se puede usar para presentar Formulario 470s, Formulario 471s, Formulario 486s, Formulario 498s y Formulario 500s. Sólo el formulario 472 todavía utiliza una aplicación web heredada.
El Equipo de Sourcing Estratégico ITC47 anunció el 2/3/2017 que han decidido ejercer la opción de renovación para el ITC47 hasta el 3/31/2019. Los vendedores en buen estado tendrán sus contratos renovados hasta esta fecha. Para obtener más información, consulte la Guía del usuario contractual.
Sí, E-rate no impone ninguna restricción sobre cómo se pueden usar los fondos de reembolso. Muchos distritos han establecido acuerdos con su ciudad para asegurar que todos los fondos de la tarifa E estén disponibles para ser usados por las escuelas.