¡Seguro! El programa de tarifa electrónica requiere el rastreo de activos del equipo comprado con fondos de tarifa electrónica. En caso de que lleguen los auditores in situ de USAC, solicitarán ver el equipo instalado.
Cuando llegue el equipo, etiquete cada equipo con “FY 2015, FRN xxx” utilizando el número FRN del formulario 471. FRN es un número de solicitud de financiación.
También registre cada pieza de equipo en el sistema de inventario de su distrito o cree una lista de registro de inventario de activos de tarifa electrónica. USAC proporciona una hoja de trabajo Inventario de inventario de muestra para crear un archivo de Excel que enumera los datos necesarios para el equipo financiado con la tarifa E. La lista de registros de inventario de activos debe contener la siguiente información:
- Marca y modelo
- Número de serie (si está disponible)
- Ubicación física del equipo (edificio / número de habitación)
Fecha de instalación
- Año de financiación
- Número de solicitud de financiación
- Número de orden de compra
Los registros detallados de la compra, instalación y pago del equipo evitan la necesidad de reunir la información después de los hechos cuando los auditores de USAC la solicitan. La entrada de datos oportuna también evita errores.